چرا باید از VoIP استفاده کنیم؟

صرفه جویی در هزینه

وقتی صحبت از خدمات تلفن سنتی می شود، یک کسب و کار در شروع کار خود باید هزینه های اولیه زیادی را  برای خرید تلفن های تجاری و سخت افزارها متحمل شود.

هزینه های خرید تلفن، سانترال و  سخت افزارهای دیگر

ممکن است چنین استدلال کنید که قیمت تلفن های آنالوگ تقریباً برابر با تلفن های  IPاست. لازم است بدانید که قیمت دقیق تلفن ها، بر اساس ویژگی های مورد نظر متفاوت خواهد بود. اما، نصب و راه اندازی سیستم تلفن در محل کسب و کارتان، یک سرمایه گذاری پرهزینه است و به عنوان مثال، در آمریکا، برای هر کاربر چیزی بین ۵۰۰ تا ۲۰۰۰ دلار هزینه دارد. بنابراین حتی یک کسب و کار کوچک با تعداد انگشت شماری از کارکنان نیاز به سرمایه گذاری بسیار زیادی برای راه اندازی تلفن های سنتی دارد.

یکی از مزایای VOIP این است که نیاز به سخت افزار اضافی را از بین می برند زیرا اتصال به شبکه به این سرویس قدرت می بخشد. همچنین برای سهولت کار در ارتقاء سیستم تلفن قدیمی، سازمان ها می توانند از پروتکل Session Initiated  که به SIP Trunkمعروف است، استفاده کنند. SIP Trunk به عنوان یک مسیر دیجیتالی برای خدمات صوتی شما عمل می کند به این ترتیب، سخت افزار تلفن موجود در دفتر شما نیازی به تغییر کردن ندارد.

از مزایای اصلی سیپ ترانک می توان به هزینه های کمتر و مدیریت آسان تر است، اشاره کرد. همچنین، شما می توانید خدمات مربوط به آن را فوراً فعال کنید.

هزینه های سیم کشی مس

از جمله دیگر مزایای VoIP کاهش سیم کشی هاست. اتصالات ویپ نیاز به سیم کشی اضافی را نیز از بین می برد زیرا شبکه های VoIP امکان انتقال صدا و داده را در یک کانال فراهم می کند که در فناوری اطلاعات و مخابرات، به دوبلکس مشهور است. این قابلیت ارسال و دریافت همزمان صدا و داده را امکان پذیر می کند. اکثر تلفن های رومیزی VoIP فقط به یک اترنت برای اتصال به شبکه نیاز دارند.

Power Over Ethernet(POE)ادارات را قادر می سازد تا با کارکنان دفتر خود مدولارتر باشند. علاوه بر این، این دفاتر نیازی به تغییر در سیم کشی برق ساختمان ندارند.

آیا می خواهید کاملاً بی سیم کار کنید؟ خدمات حرفه ای VoIP به صورت یک برنامه در رایانه یا تلفن هوشمند شما در دسترس است که امکان استفاده از امکانات آن را به صورت بی سیم برای شما فراهم می کند. انعطاف پذیری VoIP یک پیروزی بزرگ برای کارآفرینان و شرکت ها است.

کاهش هزینه های تماس

یکی از هزینه های مستقیم،  هزینه تماس است. از دیگر مزایای VoIP این است که تماس های ویپ در مقایسه با شبکه تلفن عمومی سوئیچ شده (PSTN) یا شبکه تلفنی سنتی، ارزان تر است.

بخش عمده ای از این امر مربوط به کاهش شدید هزینه های انتقال داده است. در ابتدا، ارسال و دریافت داده ها با هزینه ای بسیار فراتر از توان کسب و کارهای کوچک قیمت گذاری می شدند. حتی سازمان های بزرگ نیز مجبور بودند با محدود کردن پهنای باند اینترنت سازمانی با این قیمت گزاف مقابله کنند. اما، امروزه سرعت اینترنت بهبود یافته در حالی که هزینه های داده نیز به طور قابل توجهی ارزان شده است.

آمارها نشان می دهد که مشاغل کوچک با استفاده از VoIP می توانند قبض تلفن شرکت خود را تا ۶۰ درصد کاهش دهند. آنها همچنین می توانند تا ۹۰٪ در هزینه تماس های بین المللی صرفه جویی کنند.

کاهش هزینه تماس های بین المللی و خارج از کشور

این صرفه جویی در هزینه ها به کنار گذاشتن رابط های نرخ اولیه ISDN(مخفف عبارت Integrated Service Digital Network) یا حتی خطوط اختصاصی مرتبط با سیستم POTS با سرویس VoIP  برمی گردد. شرکت هایی که با خارج از کشور، تماس های طولانی مدت برقرار می کنند، هزینه های کمتری را با استفاده از ویپ متقبل می شوند.

از جمله مزایای VOIP هزینه خدمات تلفن بین المللی کمتر است. هزینه خدمات تلفن بین المللی عادی تقریباً دو برابر VoIP است. VoIP مزایای قابل توجهی را برای کسب و کارهایی که در سطح جهانی فعالیت می کنند، ارائه می دهد.

کاهش سایرهزینه ها

خدمات VoIP همچنین مشاغل را قادر می سازد تا سایر هزینه های جاری مانند مالیات یا هزینه تعمیر و نگهداری را کاهش دهند. ارائه دهندگان VoIP معمولاً این هزینه ها را در برنامه های اشتراکی قرار می دهند که مثلاً می تواند به ازای هر کاربر در ماه ۵ دلار هزینه داشته باشد.

همه این هزینه ها، در کنار هم، خدمات VoIP را به یک پیشنهاد جذاب برای استارتاپ ها و کسب و کار های در حال رشد تبدیل می کند.

صرفه جویی در هزینه با  صرفه جویی های غیرمستقیم

تعیین میزان صرفه جویی های غیرمستقیم با VOIP کمی دشوار است، اما این امر برای کسب و کار شما اهمیت زیادی دارد.

صرفه جویی با امکان کار از راه دور

استفاده از سیستم VoIP به کارکنان اجازه می دهد تا در حین کار از راه دور به سیستم تلفن شرکت متصل باشند. این به لطف لیست طولانی ویژگی های تلفن VoIP مانند انتظار تماس، حضور خودکار، تماس تصویری فوری، تماس کنفرانسی و سایر مواردی است که توسط تلفن های سنتی ارائه نمی شود.

مطالعات نشان می دهد که این امر نه تنها می تواند بهره وری کارکنان را افزایش دهد، بلکه می تواند در فضای اداری نیز صرفه جویی قابل توجهی کند.

بر اساس تجزیه و تحلیل اخیر Global Workplace Analytics، یک تجارت معمولی می تواند سالانه ۱۱۰۰۰ دلار برای هر نفر صرفاً با ایجاد امکان کار در خانه و صرفه جویی در ۵۰٪ از وقت شان موثر باشد.

ارائه امکانات اضافی بدون هزینه اضافی

شاید بخواهید به این نکته اشاره کنید که سانترال های قدیمی و مراکز تلفن سنتی نیز از کارکردن از راه دور با قابلیت هایی مانند انتقال تماس، زنگ گروهی، صف بندی تماس و غیره پشتیبانی می کنند.

اما در اصل، این ویژگیها ذاتاً در یک سیستم PBX استاندارد وجود ندارد. بلکه آنها ویژگی های اضافی هستند که باید جداگانه برای آنها هزینه کنید.

در مقایسه با سایر سیستم ها، خدمات تلفن ویپ شامل بسیاری از این ویژگی ها بدون هزینه اضافی می شود. در واقع یکی از مزایای VoIP این است که بدون نیاز به پرداخت هزینه اضافی به هر ویژگی که فکر می کنید می تواند برای تجارت شما مفید باشد، دسترسی دارید.

 جایگزین نیروی انسانی

اگر مشاغل شما متکی به منشی برای رسیدگی به تماس های تلفنی و دریافت پیام است، ویژگی منشی تلفنی خودکار VOIP به شما این امکان را می دهد که بدون هیچ هزینه اضافی، آن نقش را ایفا کنید.

البته، استخدام منشی برای شرکت هایی که تعداد زیادی مراجعه کننده دارند یا شرکت های بزرگ با بودجه قابل توجه، منطقی است.

با این حال، مشاغل کوچکتر توجیه این نوع دستمزد را دشوار می دانند که با استفاده از ویژگی منشی تلفنی خودکار با یک کلیک، می توانند از پرداخت این هزینه صرف نظر کنند.

مزیت های VoIP

۱. افزایش دسترسی یکی از مهمترین مزایای Voip

صرف نظر از صرفه جویی درهزینه ها، قابلیت دسترسی یکی از بزرگترین مزایای VoIP برای مشاغل است. یکی از مزایای متمایز سرویس ویپ مبتنی بر ابر، امکان برقراری تماس از هر مکانی است.

اگر اتصال داده مناسبی دارید، می توانید از طرف  کسب و کار خود تماس بگیرید و یا تماس ها را دریافت کنید. و هنگامی که قادر به پاسخگویی به تماس نیستید، می توانید تماس ها را به شخص دیگری هدایت کنید یا پیام های صوتی را برای آنها ایمیل کنید. یکی از مزایای VoIP این است که شما می توانید تلفن کسب و کار خود را به صورت برنامه تلفن، همراه خودتان ببرید.

برای نیروی کار سیار، دسترسی از راه دور به کسب و کار شان به آنها اجازه می دهد تا انعطاف پذیر  باشند و بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی خود فقط از طریق همان تلفن همراه شان به خطوط شرکت یا سازمان دسترسی داشته باشند.

علاوه بر این، یکی از مزایای VOIP این است که ویپ بر اساس نحوه کار کارکنان شما سازگار می شود. کارمندان نیازی به حضور فیزیکی در دفتر ندارند. آنها می توانند از هر کجا روی تلفن های هوشمند و صفحه رایانه های خود کار کنند.

گزارش وضعیت بهره وری کار نشان داده است که ۶۵ درصد از کارکنان تمام وقت معتقدند که برنامه کاری از راه دور بهره وری آنها را افزایش می دهد.

۲. قابلیت حمل کامل از مزایای کاربردی VOIP

یکی از مزایای دیگر VOIP قابلیت حمل آن است. یک شماره ویپ، که به عنوان شماره مجازی نیز شناخته می شود، کاملاً قابل حمل است. این بدان معناست که شما می توانید از همان شماره در هرجا که هستید استفاده کنید.

برای افرادی که زیاد سفر می کنند، این موضوع باید بیش از یک خبر خوشایند باشد. چون، در صورت تغییر آدرس کسب و کار خود، شما می توانید همان شماره VoIP را حفظ کنید.

۳. تنظیمات و قابلیت افزایش سایز بسیار آسان

مقیاس پذیری یکی دیگر از مزایای VoIP است که آن را به یک پیشنهاد جذاب برای مشاغل در حال رشد تبدیل می کند. در حالی که مقیاس پذیری یکی از جنبه های VoIP است که اغلب مورد بحث قرار می گیرد، دقیقاً به چه معناست؟

با توجه به این قابلیت، هر یک ازصاحبان مشاغل سیستم تلفنی را ترجیح می دهد که در راستای کسب و کار آنها باشد.

راه حل VoIP نیاز به خرید سخت افزار گران قیمت یا خط اختصاصی را همزمان با رشد شرکت شما از بین می برد. همه سناریوهای احتمالی را می توانید با ویپ پشتیبانی کنید. با سیستم ویپ شما:

• آمادگی برای افزایش تقاضا در تعطیلات
• افتتاح دفاتر و شعب جدیدرا خواهید داشت.

علاوه بر این، می توانید تنظیمات دلخواه خود را فوراً بدون نیاز به خرید خطوط اضافی یا سخت افزار اختصاصی تغییر دهید.

۴. ویژگی های پیشرفته برای تیم های کوچک و بزرگ

VoIP با ویژگی های پیشرفته ای مانند مراقبت خودکار و انتقال تماس، حتی به یک نفر اجازه می دهد تا تصویر یک شرکت بزرگ را نشان دهد.

و همینطور برعکس، شما می توانید یک شرکت بزرگ را در یک نفر خلاصه کنید. همه چیز به استفاده بهینه از همه ویژگی های VoIP بستگی دارد.

فرض کنید کسب و کار اصلی شما در استان تهران قرار دارد و شما نیاز دارید در یک شهرستان دور مانند خوزستان به مشتریان خود خدمات ارائه دهید. با ثبت نام در ارائه دهنده ای این سیستم، یک شماره تلفن VoIP با کد منطقه ای خوزستان دریافت می کنید، اگرچه در دفتر تهران نشسته اید. این باعث می شود که مشتریان شما را به عنوان یک فرد بومی بشناسند، حتی اگر شما در آن مکان نیستید.

به طور مشابه، ویژگی خودکار می تواند شما را بزرگتر از آنچه هستید نشان دهد. به عنوان مثال، شما می توانید یک نفره یک شرکت را اداره کنید و با تنظیم پاسخگوی خودکار، پاسخگویی به تلفن های را طوری تنظیم کنید که به نظر برسد شما یک شرکت دارای چندین بخش هستید.

قابلیت تماس چند طرفه از دیگر مزایای VOIP نسبت به سیستم های تلفن سنتی است. سازمانهای بزرگ و کوچک اغلب به ارائه دهنده کنفرانس جداگانه ای نیاز دارند که افراد زیادی را قادر می سازد تا به یک تماس بپیوندند.

در صورتیکه با VoIP برقرار تلفن کنفرانس یک قابلیت تعبیه شده است که بدون نیاز به تهیه تجهیزات دیگری در دسترس شما است.

۵. کیفیت صدای واضح تر

هنگامی که سرویس VoIP برای اولین بار راه اندازی شد، یکی از مهمترین معایب آن کیفیت تماس ضعیف آن بود. تماس ها بدون دلیل قطع می شد، کیفیت صدا پایین بود و تأخیر در ارسال صوت واقعا آزار دهنده بود.

اما اوضاع به سرعت تغییر کرد به طوریکه امروزه، تا زمانی که اتصال اینترنت شما سریع و پایدار باشد، کیفیت صدا نیز در بالاترین سطح خود قرار دارد. تماس های VoIP معمولاً واضح و بدون نویز، بدون هیچ گونه تأخیر یا قطع تماس هستند. همه ما قبلاً در یک کنفرانس صوتی و تصویری ناموفق شرکت کرده ایم.

کیفیت تماس به علت اتصال قوی با پهنای باند خوب از دیگر مزایای VOIP است. بدون استفاده از آن تماس شما می تواند یک کابوس باشد، به خصوص اگر اغلب در دفتر خود شاهد برقراری تماس های همزمان هستید. همیشه فردی وجود دارد که با تلفن همراه شما تماس می گیرد و موجب می شود سایر تماس ها از پژواک، تاخیر و نویز پس زمینه دچار افت کیفیت شوند.

تلفن های VoIP به این وقفه ها پایان می دهند تا بتوانید بر دستور کار جلسه تمرکز کنید. نوآوری هایی مانند میکروفون های حذف کننده نویز و فشرده سازی پیشرفته صدا، تلفن های VoIP را قادر می سازد تا کیفیت صدای برتر را ارائه دهند.

۶. پشتیبانی از چندین وظیفه همزمان

برخلاف تماس های تلفنی سنتی، VoIP به شما امکان می دهد که همزمان با برقراری تماس، اسناد، تصاویر و فیلم ها را ارسال کنید. بنابراین شما می توانید جلسات یکپارچه تری را با مشتریان یا کارکنان در سایر نقاط جهان برگزار کنید.

۷. انعطاف پذیری بیشتر با نرم افزارها

تلفن های نرم افزاری دستگاه های سخت افزاری نیستند. در عوض، آنها برنامه هایی هستند که روی رایانه یا سایر دستگاه های هوشمند مانند رایانه یا تلفن هوشمند نصب شده اند. یک مثال خوب برنامه Skype است که برنامه ای مخصوص برای برقراری ارتباط مورد نیاز کسب و کارها طراحی کرده است.

چندین مزیت را برای داشتن یک تلفن نرم افزاری برای ارتباطات تجاری می توان برشمرد:

علاوه بر این، تلفن های VOIP به شما این امکان را می دهند که انعطاف پذیر باشید. آنها به شما امکاناتی می دهند که از سبک کار از راه دور شما پشتیبانی می کند.

۸. افزایش امنیت

امنیت سیستم تلفن یک موضوع مهم، به ویژه برای مشاغل  است. تقاضا برای حفظ اطلاعات شخصی (PII) هرگز بیشتر از این نبوده است.

VoIP می تواند با استفاده از پیشرفت های انجام شده در فناوری IP از جمله رمزگذاری و بهبود مدیریت هویت، تهدیدهای امنیتی را کاهش دهد. ارائه دهندگان VoIP میزبان به طور شبانه روزی برای محافظت از شبکه های خود کار می کنند، بنابراین افزایش امنیت از دیگر مزایای VOIP است.

ایمن سازی سیستم VoIP به این معنی است که باید با یک ارائه دهنده VoIP قابل اعتماد که تحت ممیزی های امنیتی مستقل قرار می گیرد، همکاری کنید، اطمینان حاصل کنید که کارکنان رمز عبورهای پیچیده ای برای سیستم های خود در نظر می گیرند و هشدارهای خودکار برای رفتار مشکوک تماس ها را نیز پیگیری کنید.

علاوه بر این، همیشه توصیه می شود که به طور مداوم سیستم عامل را به روز نگه دارید تا مطمئن شوید مشاغل شما در معرض آسیب های جدید امنیتی قرار ندارند.